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解读《山东省重大活动档案管理办法》
时间:2018-05-18    点击:

  《山东省重大活动档案管理办法》(以下简称《办法》)已经20111228日省政府第116次常务会议通过,并于1230日由山东省人民政府第247号令公布,自201231日起施行。《办法》共有23条,现解读如下:

  一、《办法》立法背景

  重大活动是我省政治、经济、科技、文化、体育、宗教等领域内举办的具有重大社会影响的活动。具有影响大、涉及面广、关注度高、临时性强等特点。这些活动举办过程中都会产生大量能够真实反映活动内容的有价值的文件资料,这些文件资料就是重大活动档案的重要来源。重大活动档案是国家机关、社会组织以及个人在重大活动中直接形成的,对于国家和社会有保存价值的纸质、电子、声像以及标志性实物等不同形式的历史记录。重大活动档案具有重要价值。主要体现在为党委、政府在经济、社会建设中科学决策,为举办重大活动提升综合管理水平,为研究经济和社会发展提供信息支持,为重大突发事件提供经验参考。

  但由于重大活动多数是几个部门联合主办、承办,临时办事机构具体操办,往往只重视活动本身,而忽略活动文件的收集、整理和归档,即便予以关注,也往往由于缺乏档案管理经验和业务知识,而不能做到有效管理。许多活动形成的文件材料、声像资料和有价值实物散落在个人手里。这就使得重大活动档案资料做到齐全收集、规范整理和安全保管比其它领域档案相对更困难。因此,重大活动档案工作需要通过立法进行规范。

  二、《办法》主要内容

  (一)立法总则部分,共6条,主要规定了以下内容:

  第一条规定了立法目的和依据,即为了规范本省重大活动档案的收集、整理、移交、保管和利用工作,促进政治、经济、文化和社会发展,根据档案法等,制定本办法。

  第二条规定了重大活动档案的定义,即在重大活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的历史记录。

  第三条规定了重大活动的范围,即各类重要会议及重大经济、文化、体育活动等。

  第四条规定了重大活动档案管理工作的原则。

  第五条、第六条规定了政府及档案行政管理部门在重大活动档案管理工作中的职责。

  (二)重大活动档案的收集、移交、保管和利用等业务工作。共13条,主要规定了以下内容:

  第七条规定了重大活动的主办、承办单位负责重大活动档案的收集、整理、移交工作。

  第八条规定了重大活动的主办、承办单位应当制订重大活动档案管理方案,明确责任部门和人员,落实相应措施,保证活动档案的齐全、完整、准确和系统。

  第九条对负责重大活动档案管理的工作人员的职业素养提出了要求。

  第十条规定了需要档案行政管理部门参与拍摄和档案资料收集工作的重大活动,主办或者承办单位应当在重大活动确定后及时通知本级档案行政管理部门,档案行政管理部门可以根据需要安排专业人员参与拍摄和档案资料收集。

  第十一条规定了重大活动结束后档案的归属与移交。

  第十二条规定了主办、承办单位在重大活动结束后应当办理档案登记手续等。

  第十三条规定了主办、承办单位应当为重大活动档案提供符合国家档案标准规范的保管条件和档案装具等。

  第十四条规定了有关单位和个人对保存的重大活动档案,应当妥善保管,不得向国家综合档案馆以外的任何单位或者个人出售、转让、赠送,不得私自携运出境。

  第十五条鼓励有关组织和公民向国家综合档案馆捐赠、出售重大活动档案。

  第十六条规定了向国家综合档案馆捐赠、寄存重大活动档案单位的有关权利。

  第十七条规定了各级国家综合档案馆应当通过有关形式向社会公布已开放的重大活动档案。

  第十八条规定了各级国家综合档案馆应当建立重大活动档案专题目录,加强档案信息化,提高重大活动档案的利用水平。

  第十九条规定了在重大活动档案收集、整理、移交、保护和提供利用等工作中作出突出贡献的单位和个人,应当给予表彰和奖励。

  (三)法律责任,共3条,主要规定了以下内容:

  第二十条规定了对未及时通知档案行政管理部门参加重大活动档案工作,未按规定开展档案收集、整理、保管、移交,未按规定办理档案登记和开放档案等行为,可以给予限期改正、通报批评、行政处分和罚款500-1000元的不同处罚。

  第二十一条规定了对涂改、伪造、损毁、丢失属于国家所有重大活动档案和擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有重大活动档案的行为,可以给予通报批评、行政处分和对单位罚款1-10万元、对个人罚款500-5000元的不同处罚。

  第二十二条规定了非法买卖重大活动档案或者将重大活动档案出售、赠送给外国人,依照《中华人民共和国档案法》等法律、法规的有关规定处理。

  (四)附属条款,共1条,主要规定了以下内容:

  第二十三条规定了《办法》的实施日期,自201231日起施行。

  三、主要问题说明

  (一)关于重大活动的范围。本办法规定的重大活动的范围包括了各级党委、人大、政府、政协和纪委召开的重要工作会议及主要负责人的出国访问、视察工作等重要事件;包括了重大经济、科技、文化、体育、外事、宗教等活动,包括了重大自然灾害和重大责任事件抢救等活动。本法将这些活动明确列为调整范围,对于主办、承办单位更好的贯彻落实本法,收集相关档案具有重要意义。另一方面,上述活动产生的文件资料对党和国家来说都很重要,应当作为政府重点监督管理的对象。

  (二)关于重大活动档案工作的职责分工。造成重大活动档案管理混乱的一个重要原因是相关部门的职责不清、分工不明。为解决这一问题,《办法》对各级人民政府、档案行政管理部门、主办、承办单位和综合档案馆在重大活动档案工作中的职责进行了明确。

  (三)关于重大活动档案工作的具体业务规定。为保证重大活动档案资料的收集齐全、集中管理、有序移交、保管安全、监督及时。《办法》对重大活动档案工作在时间、程序和特殊档案的收集、移交等方面做了具体规定。比如,声像档案是档案资料的重要组成部分,是能够直接反映活动场景的主要依据。许多主办、承办单位和新闻媒体没有给予足够重视。大量原素材声像资料散落在个人手里,许多人将之作为自己的知识产权成果而据为己有,拒不归档,或者按照惯例予以删除。移交本单位的只是作为新闻宣传而剪辑过的一小部分声像材料,不能反映活动的主要原貌。因此,《办法》特别规定重大活动由指定的新闻媒体进行录像、录音、拍摄照片的,新闻媒体应当在活动结束之日起60日内向本级国家综合档案馆移交一套原素材声像档案。

  重大活动结束必然涉及到档案的归属和移交问题,这里分两类情况,一类是活动由临时机构组织开展的,那么随着活动结束,机构的撤销,根据档案法律法规规定,应该移交国家综合档案馆保管。另一类是没有临时机构而是由某个单位主办或承办的,活动结束后,该单位也不会因此撤销,理所当然,活动档案要移交主办单位或承办单位进行集中管理。

  为加强对重大活动档案工作的监督,《办法》规定重大活动结束后,主办、承办单位应当在活动结束之日起60日内向本级档案行政管理部门办理档案登记,移交一套档案全引目录,并对活动档案管理制订的方案,落实的人员、措施及收集情况做出书面说明。这些措施,目的就是通过事后登记备案,监督、督促主办承办单位自觉规范重大活动档案工作,采取措施确保重大活动档案齐全、完整。

  (四)关于法律责任。

  要加强对重大活动档案的管理,仅靠引导、说服、自觉遵守在目前状况下是有很大难度的。档案事业在目前社会中还是属于比较容易被忽视的工作。如果没有强硬措施,许多规定往往会流于形式。因此《办法》用三条规定了违反本法应当承担的法律责任。主要形式有责令改正、通报批评、行政处分和罚款。

                                                                (来源于山东省档案局)